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Themenbereich "Tipps&Tricks"

In diesem Thread möchten wir Euch einige Tipps&Tricks mit auf den Weg geben, die Euch den Einstieg in Eure Tätigkeit erleichtern sollen und auch später immer wieder bei Bedarf für Euer Promoter-Dasein nützlich sein können!

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Promoter werden - Die ersten Schritte

Ein Promoter muss selbstständig sein und dies im wahrsten Sinne des Wortes. Neben der beruflichen Selbstständigkeit zählen vor allem Eigeninitiative, Kommunikations-, und Teamfähigkeit, Flexibilität und Ausdauer. Oft kann es Absagen über Absagen hageln, bis dann endlich die große Flut an Zusagen kommt.

Bevor dies aber losgeht, steht der Gang zum Gewerbeamt an, um Dein Gewerbe anzumelden, denn als Promoter bist Du immer selbstständig tätig, nie freiberuflich. Du bist nun ein Auftragnehmer mit Gewerbeschein, der für einen Auftraggeber arbeitet. Dies bedeutet, dass Du Dich z.B. selbst um Deine Versicherungen kümmern musst. Dadurch können alle Beteiligten unbürokratischer agieren, ohne sich mit den vielfältigen Regelungen eines Anstellungsverhältnisses (Lohnsteuerkarten, Arbeitsverträge, Kündigungsfristen etc.) auseinandersetzen zu müssen. Ausnahme: Bei Jobs auf Messen musst Du ein Angestelltenverhältnis eingehen (z.B. wegen Deiner Weisungsgebundenheit). Deshalb musst Du Tätigkeiten als Host oder Hostess über die Lohnsteuerkarte abrechnen. Das Finanzamt schickt Dir dann eine Steuernummer zu, die Du auf Deinen Rechnungen vermerkst.

Allerdings gibt es auch viele Dinge, die es zu beachten gilt. Die Jobs fliegen einem in der Regel nicht einfach so zu, bewerben, bewerben, bewerben ist angesagt und das immer wieder. Kommt dann das ersehnte Angebot, heißt es Kriterien beachten, um nicht als scheinselbstständig zu gelten. Darüber hinaus hast Du keinen Anspruch auf Urlaub oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Einmal jährlich muss außerdem eine Steuererklärung ausgestellt werden. Steuerlich gibt es Freibeträge zu beachten, die vor allem für nebenberufliche Promoter nicht unwichtig sind, um von einer größeren Steuerlast verschont zu bleiben.

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Der Gewerbeschein

Jeder Promoter ist selbstständig. Und muss sich zu aller erst auch selbstständig um einen Gewerbeschein kümmern. Ob haupt- oder nebenberuflich, Student oder Nicht-Student, Vollzeit oder nur ein paar Stunden die Woche, jeder, der Absicht auf regelmäßige Gewinnerzielung hat, muss ein Gewerbe anmelden. Dies kostet von Stadt zu Stadt (von Gemeinde zu Gemeinde) unterschiedlich viel, meist aber zwischen 15,00 und 60,00 Euro. Den Gewerbeschein bekommst Du bei Deinem zuständigen Gewerbeamt. Dort werden Deine Daten an die entsprechenden Behörden wie Finanzamt, Industrie- und Handelskammer und Gewerbeaufsichtsamt weitergeleitet. Deine Steuernummer bekommst Du dann per Post (wenn nicht, unbedingt nachfragen!). Wenn es schnell gehen soll, kannst du diese auch direkt beim Finanzamt abholen.

Das Gewerbe muss in der Stadt angemeldet werden, in der das Gewerbe ausgeführt wird und bei nebenberuflichen Tätigkeiten bei der Behörde des Wohnorts. Zum Amt mitbringen solltest Du einen gültigen Personalausweis oder Reisepass und bei Bedarf eine Erlaubnis oder Genehmigung (z. B. in der Gastronomie, Personenbeförderung oder Handwerkskarte). Ausländische Staatsangehörige haben eine Aufenthaltsgenehmigung der zuständigen Ausländerbehörde vorzulegen, die die Erlaubnis beinhaltet, eine selbständige Gewerbstätigkeit aufzunehmen. Was bei Sonderfällen mitzubringen ist, kann beim zuständigen Amt erfragt werden.

Änderst Du Deine Tätigkeit, muss dies umgehend dem Gewerbeamt mitgeteilt werden und eine Ummeldung beantragt werden (kostenpflichtig). Die schriftliche Abmeldung eines Gewerbes kann ebenfalls beim zuständigen Gewerbeamt eingereicht werden und ist in den meisten Fällen kostenfrei.

Welche Formulierung im Gewerbeschein am besten verwendet wird, sorgt auch hier im Forum für Diskussionsstoff. Dies liegt u. A. daran, dass es von Stadt zu Stadt unterschiedlich ist, da es auch zum Teil darauf ankommt wie "streng" die zuständigen Bearbeiter sind, die Promoter-Tätigkeiten oft (zu schnell) als Scheinselbstständigkeit abtun und den Schein daher nicht ausstellen. Bei einigen Gemeinden findet sich auf der Seite des Gewerbeamtes folgender Hinweis:

"Die Tätigkeit muss genau bezeichnet werden. Allgemeinformulierungen bei Gewerbeanmeldungen wie z. B. Service, Dienstleistungen, Handel mit Waren aller Art, Promotion etc. reichen nicht aus."

Deshalb solltest Du Dir die Formulierung für Deine Gewerbeanmeldung genau überlegen. In aller Regel solltest Du die Beschreibung Deiner zukünftigen Gewerbeaktivitäten so speziell wie nötig und so weitgefächert wie möglich halten. "Dienstleistungen aller Art" hält einem viele Türen offen, wird aber oft abgelehnt, da der Begriff sehr weit ist. Bezeichnungen könnten zusätzlich sein: "Kundenbetreuung", "Verteilen von Werbemitteln", "Veranstaltungsunterstützung", "Marktforschung", "Moderation", "Interviewer", "Fahrtdienst", "Merchandising" und "sonstige allgemeine Dienstleistungen".

Wenn Du bei der Anmeldung schon weißt, welche Bereiche Du auf jeden Fall abdecken möchtest, ist solch eine spezielle Beschreibung goldrichtig.

Ansonsten könnten "Produktverkauf und Verkaufsförderung für wechselnde Anbieter (Verkauf ausschließlich in verschiedenen Verkaufsstätten)" oder "Durchführung und Unterstützung von Werbemaßnahmen" weitere Möglichkeiten sein.

Achtung: Hostessen-Tätigkeiten (wie z.B. auf der Expo, Games Convention, CeBit) werden in der Regel nicht über Gewerbeschein, sondern über Lohnsteuerkarte abgerechnet!

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Steuern - Pflichten und Freiheiten

Nach der Anmeldung beim Gewerbeamt erhältst Du einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, in dem Angaben zur Tätigkeit und zu den erwarteten Umsätzen gemacht werden müssen. Bei Abgabe des Fragebogens erhältst Du dann Deine Steuernummer. Auf jeder gestellten Rechnung sollte im Mindesten die Steuernummer vermerkt sein. Die Agenturen/Auftraggeber erkennen Rechnungen ohne Steuernummer nicht mehr an.

Einen Steuerberater zu beauftragen kann ratsam sein, vor allem bei einem Einkommen von über 9.984,00 Euro (Steuerfreibetrag 2022). Die Wege der deutschen Bürokratie können unergründlich sein. Die Einkommens- und Gewerbesteuererklärung (bei Nicht-Kleinunternehmern zusätzlich die Umsatzsteuererklärung) des vorherigen Kalenderjahrs müssen bis zum 31. Juli abgegeben werden. Wurde ein Steuerberater beauftragt, verlängert sich die Abgabefrist bis zum 30. September. Diese Frist kann dann noch bis zum 28. Februar des nächsten Jahres verlängert werden.

Bleibst Du im Kalenderjahr unter dem Freibetrag von 9.984,00 Euro musst Du keine Einkommenssteuer zahlen. Hier gilt die Formel: Einnahme MINUS Ausgaben GLEICH Gewinn. Absetzen - also als Ausgabe deklarieren - kannst Du alles, was Du aufgewendet hast, um Deiner Arbeit nachzugehen. So sind Ausgaben für z.B. Internet oder Telefonie, Kfz-Instandhaltung und -Betrieb, Bus- oder Bahntickets und Büroartikel absetzbar. Wichtig: Belege aufbewahren! So solltest Du im Idealfall ein privates und ein geschäftliches Mobiltelefon führen oder eben ein Fahrtenbuch für Dein Auto, um auch im Nachhinein betriebliche und private Fahrten voneinander trennen zu können. Bei einem gemeinsam genutzten WG-Internet-Anschluss solltest Du mit Deinem zuständigen Finanzamt einen möglichst realistischen Prozentsatz für eine betriebliche Nutzung absprechen.

Umsatzsteuer fällt weg, wenn Du als Kleinunternehmer auftrittst. Als Kleinunternehmer giltst Du, wenn Dein Umsatz inkl. der Mehrwertsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000,00 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000,00 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird. Für einen nebenberuflich tätigen Promoter lohnt es sich als Kleinunternehmer aufzutreten, da die Ausweisung der Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) auf Rechnungen und die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung wegfallen. Du kannst aber auch bei geringen Umsätzen auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten. An diese Entscheidung bist Du dann jedoch mindestens fünf Jahre gebunden.

Wenn Du auf Lohnsteuerkarte arbeitest, gestaltest Du Deinen Aufwand natürlich deutlich geringer, da Du nicht wie ein Selbstständiger noch zusätzlich zu den normalen Formularen Deine Einnahmen und Ausgaben erheben musst (Buchführungsaufwand). Allerdings werden nur die wenigsten Promotionjobs auf dieser Abrechnungsbasis angeboten.

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Die Scheinselbstständigkeit

Selbstständig - Nur zum Schein? Bevor es Ärger mit dem "Deutsche Rentenversicherung Bund" gibt, solltest Du prüfen, ob bei Deiner Tätigkeit Merkmale der sogenannten Scheinselbstständigkeit vorliegen. Hört sich an wie eine Krankheit, wird aber als Begriff für Selbstständige, die zwar nach den Formulierungen ihres Vertrags selbstständige Dienstleistungen für einen Auftraggeber erbringen, tatsächlich aber nichtselbstständige Arbeit in einem Arbeitsverhältnis leisten, genutzt.

Dadurch möchte das Gesetz bewirken, dass keine Sozialabgaben und Steuern verloren gehen, die ja in einer Arbeitnehmer/Arbeitgeber - Beschäftigung gezahlt werden müssten.

Und wie Du weisst: Gerade jetzt braucht der Staat jeden Cent (den Nachsatz mit Wertung ersparen wir uns an dieser Stelle).

Geprüft wird, ob sich eine persönliche Abhängigkeit von einem Deiner Auftraggeber feststellen lässt. Merkmale der Scheinselbstständigkeit sind u. A., dass Du keine regelmäßigen Beschäftigten hast, die mehr als 400,00 Euro verdienen und Du Deine Tätigkeit auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber ausführst. Außerdem hat Dein Auftraggeber Angestellte, die dieselben Tätigkeiten verrichten wie Du und Du bist an die Weisungen Deines Auftraggebers gebunden und in seine Arbeitsorganisation eingegliedert. Weiterhin wird in Betracht gezogen, ob Du dieselbe Tätigkeit bei einem Auftraggeber verrichtest, wie zuvor dessen Arbeitnehmer.

Unter anderem solltest Du Dir also folgende Fragen stellen:

» Bist Du von nur einem Arbeitgeber finanziell abhängig?

» Hast Du eine Probezeit?

» Hast Du einen eigenen Arbeitsplatz im Unternehmen?

Diese Faktoren sprechen für die Scheinselbstständigkeit. Im Großen und Ganzen solltest Du also gleichmäßig viel für unterschiedliche Auftraggeber arbeiten (nie mehr als 5/6 Deines Umsatzes mit einem einzigen erzielen). Weiterhin spielt Deine unternehmerische Handlungsfreiheit eine wichtige Rolle, d.h. Du entscheidest selbst über Dein Auftreten als Selbstständiger in der Geschäftswelt, Deine Werbemaßnahmen, den Preis und die Konditionen Deiner Leistung, personelle Fragen (Einstellung, Entlassung) oder den Einsatz von Kapital und eigener Arbeitsgeräte. Deine Vergütung ist abhängig vom Auftrag und wird nicht regelmäßig gezahlt. Es genügt nicht, dass Du vertraglich die Möglichkeit hast, auch für andere Auftraggeber zu arbeiten, sondern Du musst solche Aufträge tatsächlich nachweisen.

Verdienst Du unter 450,00 Euro im Monat musst Du in jedem Fall keine Rentenversicherung zahlen. Im Falle von Scheinselbstständigkeit droht eine Rückzahlung der versäumten Sozialabgaben. Du hast aber drei Jahre Zeit Deine Kundenanzahl zu erhöhen, ohne dass Dir der Gesetzgeber Scheinselbstständigkeit unterstellt.

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Deine Rechnungen

Als selbstständiger Promoter gibt es einige Formalitäten zu beachten. So machst Du bei Interesse an einem Promotionjob dem Auftraggeber (in den meisten Fällen der Promotionagentur) ein Angebot, welches dann bestätigt oder abgelehnt wird. Bekommst Du eine Auftragserteilung, musst Du den Vertrag erfüllen, sonst erwartet Dich eine Konventionalstrafe. Nach durchgeführtem Auftrag stellst Du Deine erbrachte Leistung in Rechnung. Folgende Angaben muss Deine Rechnung enthalten:

1. Deinen vollständigen Namen und die vollständige Firmierung und Anschrift, ebenso die Deines Auftraggebers (Agentur)

2. Deine Steuernummer und / oder Deine Umsatzsteuer- Identifikationsnummer

3. das Ausstellungsdatum

4. eine fortlaufende Nummer, die Du zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergibst (Rechnungsnummer)

5. den Umfang und die Art der von Dir erbrachten Leistung

6. den Zeitpunkt bzw. Zeitraum, zu dem Du die Leistung erbracht hast

7. den anzuwendenden Umsatzsteuersatz (Mehrwertsteuersatz) sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer.

Quelle: 'Auszug aus § 14 Absatz 4 UstG 2004 (Umsatzsteuergesetz)'

Wichtig ist natürlich auch, dass Du Deine Kontoverbindung angibst, damit Dein Auftraggeber das Geld an Dich überweisen kann.

Wenn Du das PB-Rechnungstool nutzt, erfüllt Deine Rechnung alle Voraussetzungen und ist korrekt erstellt.

Das Rechnungstool findest Du im eingeloggten Zustand unter > 'Deine Promotionbasis' > 'Deine Rechungen'

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Wie gelange ich an mein ausstehendes Honorar?

Ist das Zahlungsziel einer Agentur weit überschritten, stellen sich Promoter nicht selten diese Frage. Und die ist gar nicht so leicht zu beantworten, denn hat ein Unternehmen erst einmal Insolvenz angemeldet wird es kompliziert.

Die Anzahl an Insolvenzen nimmt bereits seit mehreren Jahren kontinuierlich zu. Ohne ausstehende Honorare bezahlt zu haben, geht der Auftraggeber pleite. Leider ist auch in der Promotionbranche die Zahlungsunfähigkeit und die daraus folgende Insolvenz eines Auftraggebers kein Einzelfall mehr!

Deswegen möchte ich an dieser Stelle auf unsere Tipps und Tricks auf der Hauptseite verweisen, denn Insolvenz ist ein Thema, dass Du Dir ganz genau in aller Länge durchlesen solltest, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Hier geht es weiter:
Insolvenz eines Auftraggebers.
Insolvenz und Rangklassen.


Wie am Beispiel von General Motors erkennbar, bedeutet eine Insolvenz nicht immer auch einen umgehenden Bankrott! So wurde Anfang Juni 2009 für den Opel-Mutterkonzern General Motors ein Insolvenzverfahren eröffnet und 40 Tage später, nach einer entsprechenden Umstrukturierung des Unternehmens, die Insolvenz geschlossen. GM könnte demnach "normal" weiterarbeiten.